• Les inscriptions anticipées seront acceptées jusqu'au 17 décembre 2025, minuit HNE
  Si votre inscription reste impayée au 18 décembre 2025, les inscriptions anticipées seront surclassées au tarif d'inscription régulier.
  À compter du 18 décembre 2025 et jusqu'au 10 février 2026, des frais d'inscription standards s'appliquent pour chaque nouvelle inscription.
  Si votre inscription reste impayée au 11 février 2026, les frais d'inscription tardive seront majorés des frais d'inscription sur place.
  À partir du 11 février 2026 et pendant l'événement, des frais d'inscription sur place s'appliquent pour chaque nouvelle inscription.

• Pour toute annulation reçue avant le 27 janvier 2026 à minuit (heure de l'Est), les arrhes seront remboursées, déduction faite des frais administratifs 25%. Après cette date, aucun remboursement ne sera possible.
• Un changement de nom sera considéré comme une modification et sera facturé $ 40 CAD.
• Des frais de traitement de $ 40 CAD par inscription seront facturés pour chaque modification d'inscription reçue à partir du 24 février 2026, y compris un changement de nom.
• En cas de perte ou d'oubli d'un badge sur place, des frais administratifs de $ 100 CAD seront facturés pour la réimpression du badge après vérification d'identité (passeport, permis de conduire ou autres documents d'identification reconnus).

• Gala des PrésidentsPour les annulations reçues avant le 17 janvier 2026, les arrhes versées à minuit (heure d'Europe centrale) seront remboursées, déduction faite des frais administratifs de 25%. Après cette date, aucun remboursement ne sera possible.

• Dès réception de votre règlement, vous recevrez par e-mail un lien internet vous donnant un accès direct à votre portail groupe. Vous pourrez y saisir des noms, attribuer vos réservations, régler des factures ouvertes et télécharger des documents.
• Les noms de tous les participants (inscription et/ou hébergement) doivent être soumis et les réservations attribuées en ligne avant le 17 janvier 2026.
• Toutes modifications et annulations sont à communiquer à l'équipe MCI par email afin d'être validées (veuillez vous référer aux points « Modification & Annulation » ci-dessus pour prendre connaissance des frais relatifs à ces opérations).
• Le Responsable du Groupe s'engage à gérer les inscriptions de groupe et/ou les réservations d'hôtels en utilisant les outils proposés par le bureau officiel d'inscription et/ou d'hébergement. Le portail du système de réservation sera utilisé pour respecter les délais d'inscription et, le cas échéant, d'hébergement. L'accès à cet outil sera accordé après le paiement intégral des acomptes demandés.
• Les coordonnées doivent être saisies dans le système, y compris les coordonnées complètes du participant à l'événement. Aucune coordonnée générique d'agence ne sera acceptée si les réservations sont gérées par un tiers ou pour le compte d'un sponsor.
• Les réservations d'inscription et/ou d'hébergement seront ensuite attribuées et mises à jour via le portail du système de réservation et gérées par le responsable du groupe ou son représentant interne.
  Le MCI, en tant que Bureau officiel d'enregistrement et/ou de logement, ne sera pas responsable de la saisie des coordonnées des contacts ni de l'attribution de services au nom de l'entité engagée dans le présent contrat.
• Si le chef de groupe ou l'entité engagée dans le présent contrat choisit de ne pas procéder avec les outils en ligne proposés, MCI facturera des frais de $ 18 CAD par participant, pour importer les informations détaillées des participants sous le groupe ou des frais de $ 27 CAD par participant pour importer les informations détaillées des participants sous le groupe et attribuer les services correspondants, à condition que les coordonnées complètes soient fournies.

Politique de confidentialité des données individuelles

• Pour plus d'informations sur la manière dont vos données seront utilisées, nous vous invitons à lire attentivement la Politique de Protection des Données et de Confidentialité : https://www.wearemci.com/en-ch/privacy-statement

Politique de confidentialité des données du groupe

Le chef de groupe accepte et garantit que :

• a. les données personnelles ont été collectées, traitées et transférées et continueront d'être collectées, traitées et transférées conformément aux dispositions pertinentes de la législation applicable en matière de protection des données (et, le cas échéant, ont été notifiées aux autorités compétentes) ;
• b. le transfert à MCI et le traitement par MCI conformément au présent Accord ne sont pas interdits par une obligation légale ou contractuelle de confidentialité ;
• c. avant tout transfert de données à caractère personnel, elle a informé les personnes concernées et s'est conformée à toute notification et/ou inscription prévue par la législation applicable en matière de protection des données ; en particulier, les finalités prévues pour la collecte, le traitement et le transfert des données à caractère personnel ont été communiquées aux personnes concernées ;
• d. les personnes concernées disposent d'un droit d'accès, de rectification, de blocage, de suppression ou d'effacement, conformément à la législation applicable en matière de protection des données ;
  e. elle a pris et prendra toutes les mesures raisonnables pour vérifier l'exactitude des données personnelles et garantir que les données personnelles incorrectes ou incomplètes seront corrigées, complétées ou détruites avant tout transfert de ces données à MCI ;
• f. il informera MCI de toute exigence spécifique de toute personne concernée ou de toute autorité compétente sur la manière dont les données personnelles doivent être traitées ;
• g. elle informera sans délai MCI de toute demande de toute personne concernée ou de toute autorité compétente visant à rectifier, mettre à jour ou supprimer toute donnée personnelle ;
• h. après évaluation des exigences de la législation applicable en matière de protection des données, elle s'assurera que les mesures de sécurité sont appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre toute destruction accidentelle ou illicite, toute perte accidentelle, toute altération, toute divulgation ou tout accès non autorisé, notamment lorsque le traitement ou le transfert implique la transmission de données sur un réseau, et contre toute autre forme de traitement illicite, et que ces mesures assurent un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement et à la nature des données à protéger, compte tenu de l'état de la technique et du coût de leur mise en œuvre;
• i. il fournira à MCI, sur demande, des copies des lois pertinentes sur la protection des données ou des références à celles-ci du pays dans lequel le [chef de groupe] est établi ;
• j. elle répondra aux demandes des personnes concernées et des autorités concernant le traitement des données personnelles par MCI ;
• k. elle notifiera dans un délai de 72 heures à MCI toute violation réelle, potentielle ou présumée des dispositions de la présente Clause ;
• Le responsable du groupe s'engage par la présente politique de protection des données et de confidentialité : https://www.wearemci.com/en-ch/privacy-statement

Conditions générales de paiement

• Tous les paiements doivent être effectués en dollars canadiens. Les taxes peuvent augmenter sans préavis et tout changement sera répercuté sur les tarifs finaux. Modes de paiement : Cartes de crédit (MasterCard, Visa et AMEX) acceptées.
• Les inscriptions en ligne, les modifications et/ou les nouvelles inscriptions effectuées sur place nécessiteront un paiement immédiat par carte bancaire uniquement. Le paiement intégral des prestations est demandé lors de l'inscription (Carte bancaire).
• Aucune confirmation ne sera envoyée avant réception du paiement par MCI. Une facture, payable à réception, sera émise après confirmation écrite. Cette facture fera office de contrat et, une fois émise, les conditions de paiement et d'annulation ci-dessus s'appliqueront.
• Aucun escompte ne sera accordé en cas de règlement anticipé.
• Aucun badge ne sera délivré tant que le paiement intégral des factures ouvertes n'aura pas été reçu.
• Les remboursements seront effectués après l'événement selon votre mode de paiement.

Assurance, décharge et renonciation à la responsabilité :

• Il est recommandé aux participants de souscrire une assurance voyage, santé et accident adéquate avant leur départ. CDDW™-CLM et MCI, en tant qu'organisateurs, déclinent toute responsabilité en cas de dommages corporels, de perte ou de dommages aux biens privés des participants à l'événement et de leurs accompagnants. Les participants sont priés de s'informer et de respecter la réglementation locale en vigueur.
• CDDW™-CLM, MCI, le Lieu et l'Hôtel(s) ne sont pas responsables de l'inexécution partielle ou totale du contrat en cas d'accident, de catastrophe naturelle (menacée ou réelle), de guerre, de réduction ou d'interruption des moyens de transport, de menaces ou d'actes de terrorisme, d'avis gouvernemental de voyage ou de terrorisme, de grève, de lock-out, de troubles civils, d'émission d'un avertissement de voyage par l'Organisation mondiale de la santé ou de toute autre cause indépendante de la volonté des parties qui empêche l'Hôtel et/ou le lieu d'accueillir les clients de MCI pour l'événement ou si, pour les mêmes raisons, l'événement est annulé par MCI.
• Les organisateurs peuvent, à leur entière discrétion, rembourser les frais de délégué ou les frais de service payés par le délégué ou l'exposant, ou une partie de ceux-ci, mais ne seront pas tenus de rembourser la totalité ou une partie de ces frais de délégué ou frais de service, et ne seront pas responsables envers le délégué ou l'exposant à l'égard de toute action, réclamation, perte (y compris les pertes consécutives), coût ou dépense de quelque nature que ce soit qui pourrait être intentée contre le délégué ou l'exposant, ou subie ou encourue par lui, à la suite de la survenance d'un tel événement.

Âge minimum :

• L'inscription et/ou l'admission à la réunion sera limitée uniquement aux participants âgés de 18 ans ou plus, en raison des réglementations et lois en vigueur en matière de santé et de sécurité.
• Toute inscription par une personne de moins de 18 ans est non autorisée et constitue une violation des présentes Conditions Générales et entraînera automatiquement la perte de son inscription.
• Vous acceptez par la présente qu'une pièce d'identité soit fournie au personnel de la réunion sur demande.
• En vous inscrivant à la réunion ou en participant à la réunion, vous déclarez et garantissez que vous avez 18 ans ou plus et que vous acceptez de respecter toutes les modalités et conditions de cette réunion.

Force majeure :

• CDDW™-CLM, l'hôtel(s) et MCI ne sont pas responsables de l'inexécution partielle ou totale du contrat en cas d'accident, d'acte causé par un tiers, tel que les cas de force majeure, y compris, sans limitation, les menaces crédibles de catastrophe naturelle dans le voisinage géographique, la guerre, la réduction ou l'interruption des moyens de transport, les menaces ou actes de terrorisme ou actes similaires, les avis de voyage gouvernementaux, une élévation gouvernementale du niveau d'alerte terroriste, les troubles civils, l'émission d'un avertissement de voyage par l'Organisation mondiale de la santé ou toute autre cause comparable d'événements ou de catastrophe hors du contrôle des parties qui empêche l'hôtel d'héberger les clients de MCI pour l'événement ou si pour les mêmes raisons l'événement est annulé par MCI.

Divulgation relative à la photographie/vidéographie :

• En tant que participant inscrit à la réunion, vous acceptez d'accorder la permission à CDDW™-CLM et MCI d'utiliser votre image sur une photographie ou une vidéo dans toutes ses publications et présentations, y compris les entrées sur le site Web, sans paiement ni autre contrepartie ; d'autoriser CDDW™-CLM et MCI à éditer, modifier, copier, exposer, publier ou distribuer la photographie ou la vidéo à des fins de publicité pour les programmes CDDW™-CLM ou à toute autre fin légale ; de renoncer au droit d'inspecter ou d'approuver le produit fini, y compris la copie écrite ou électronique, dans lequel votre image apparaît ; que ces documents deviendront la propriété de CDDW™-CLM et MCI.